Denne lille nye feature har været blandt de allermest efterspurgte i et stykke tid nu, og derfor har det ikke så meget været et spørgsmål om hvorvidt den ville blive implementeret, men snarere hvornår. Og nu er den her så!

I første omgang bruges (eller refereres) note-feltet ikke nogle andre steder, men på sigt vil der måske åbne sig nogle muligheder for at bruge disse noter aktivt i eksempelvis rapporter, oversigter eller lignende. Forslag hertil modtages selvfølgelig gerne.

I praksis foregår det sådan:

1. Klik på dén faktura du vil lave en rykker for.
2. I undermenuen, vælg ‘Rykker’.
3. Vælg om der er tale om 1., 2. eller 3. rykker, og indtast et rykkergebyr (typisk DKK 100,00 her i landet).
4. Gem! Så nemt er dét.

Du vil nu kunne downloade en frisk kopi af faktura-PDF’en, hvori det vil fremgå at der er tale om en rykker, og med specificering af rykkergebyret.

Hvis du vil overføre en rykker-faktura til e-conomic, skal du forinden opdatere din e-conomic opsætning:

1. Vælg fanebladet ‘Kontrolpanel’.
2. Vælg undermenuen ‘e-conomic’. Der kan godt gå lidt tid før der sker noget, da denne side kommunikerer direkte med e-conomics servere.
3. Vælg den varegruppe du vil bruge til hhv. varer med og uden moms. Du skal have defineret en varegruppe uden moms i e-conomic for at rykkergebyret bliver registreret som momsfrit. Og det er et krav, for du må ikke opkræve moms af rykkergebyrer.

Når dette er gjort, kan du overføre fakturaen til e-conomic. Der vil automatisk blive oprettet en ‘vare’ der hedder ‘Rykkergebyr’, hvis den ikke allerede eksisterer.

For at kunne leve op til sædvanlig rykkerprocedure er der også indført en ny betalingsbetingelse på 10 dage netto. Denne vil man selvfølgelig også kunne bruge selvom der er tale om en helt almindelig faktura.

• Der er nu et felt til EAN-nr på kunder. Feltet inkluderes også i overførsler til og fra e-conomic.
• CVR-validering hos EUs centrale virksomhedsregister er nu valgfrit. Hidtil har det været uundgåeligt, men da det viser sig at EUs register ikke altid er helt opdateret, er det nu blevet en valgfri mulighed når man opretter og redigerer en kunde.
• Endelig er API’et gået ud af beta, så under kontrolpanel finder man nu et nyt menupunkt – ‘API’ – hvor man kan hhv. se eller generere sin API-key.

Du kan læse mere om API’et på vores udviklersite.

Husk også at det ikke længere er alle opdateringer der bliver annonceret med selvstændigt blogindlæg. I stedet kan du altid se de løbende ændringer i ændringshistorikken.

Det er et ønske der hyppigt optræder i tilbagemeldinger fra brugere, og nu er det en realitet. Fra nu af kan man både starte, pausere og stoppe en timeregistrering (og jo, pausere er skam et dansk ord).

Men ikke nok med dét. Antallet af pauserede minutter kan også redigeres efter behov, ligesom man altid har kunnet finjustere start- og sluttidspunkt for en timeregistrering. Så hvis du ved timeregistreringens afslutning ved at du har brugt 5 minutter på at hente kaffe, besvare telefonopkald eller lign., men uden at have pauseret timeregistreringen ved disse hændelser, indtaster du simpelthen bare 5 minutter – så trækkes de automatisk fra i timeregnskabet. Det er bedårende simpelt og brugbart.

God fornøjelse med den nye funktion :-)

Default har altid været en halv time, men det kan man altså nu selv bestemme. Alle eksisterende ydelsestyper er i denne forbindelse sat til fortsat at være en halv time. Så hvis du ikke afregner på anden vis, behøver du ikke foretage dig noget.

Hvis du ændrer en ydelsestypes afregningstype, vil det ikke have tilbagevirkende kraft. Ændringen påvirker kun de timeregistreringer du opretter herefter, samt de timeregistreringer du evt. redigerer herefter. Her er et eksempel på sidstnævnte:

Du har en ydelsestype på 400 kr, som er sat op til per påbegyndt halv time.
Du har i forvejen 1 timeregistrering med denne ydelsestype på 13 minutter, dvs. den fakturerbare tid er en halv time, hvilket udgør 200 kr.
Du ændrer nu ydelsestypen til per påbegyndt kvarter.
Hvis du ikke redigerer og gemmer timeregistreringen, sker der intet. Men hvis du gør, vil dens fakturerbare tid blive opdateret så den nu er et kvarter, hvilket udgør 100 kr.

Og som sagt – hvis du ikke ændrer noget, vil alt fungere som hidtil.

Ved visning af en kunde er der nu et nyt punkt i undermenuen der hedder ‘Rapporter’. Men vi har jo allerede et faneblad der hedder ‘Rapporter’? Ja, og dét er uændret. Grunden til at vi har lavet en ny rapportfunktion under kunder er dels et forsøg på at skabe et naturligt flow og gruppering – dels er den eksisterende rapportfunktion med tiden blevet en kende ufleksibel. Det er noget vi forsøger at rette op på.

Men tilbage til de nye rapporter. Der er to typer, og vi kalder dem hhv. ‘Tidsforbrug’ og ‘Økonomi – ufaktureret’. Førstnævnte viser alle timeregistreringer på kundens projekter for den valgte periode. Sidstnævnte giver overblik over al ufaktureret forbrug på kundens projekter for den valgte periode. Så hvis du hidtil har skabt overblik ved at oprette en faktura til kunden, alene for at se ufaktureret forbrug, vil du elske denne rapport.

Til sidst er der lige en enkelt ting mere du bør vide. Der er blevet oprettet en ny side til ændringshistorik, som der er linket til både her på bloggen samt fra selve applikationen (i sidefoden). Dén side vil fremover indeholde alle ændringer, store som små. Det er nemlig ikke altid at vi fortæller om de helt små ændringer, eller også samler vi dem sammen og beskriver dem først lang tid efter de er blevet lagt på. Fra nu af vil man altid kunne se dem med det samme.

Det vil sige at alle aktive abonnementer nu er konverteret. I løbet af de næste par timer vil der gå en mail ud til alle superbrugere med aktive abonnementer der redegør for om man er blevet opgraderet til Basic, Small, Medium eller Large.

Vi håber selvfølgelig at denne omlægning bliver så smertefri som mulig i den daglige brug af systemet, men skulle man alligevel opleve en fejl vil vi naturligvis gerne have en melding per email om det så hurtigt som muligt.

I forbindelse med denne omlægning har vi i øvrigt også lanceret en opdatering af marketingsitet (tasks.dk), hvor den største ændring er den nye produkt tour. Hertil er der bl.a. også lavet nye screenshots og demonstrationsvideoer.

Velkommen til det “nye” Tasks, og som sagt – kontakt os endelig i tilfælde af fejl eller spørgsmål.

Disse indebærer bl.a.:

• Layoutmæssige fejl når man har valgt engelsk som sprog.
• “Tællefejl” i timeren på startsiden (kun visningsrelateret – data er registreret rigtigt).
• Valideringsfejl ved editering af timeregistreringer der strækker sig over midnat.
• Fejl i links til supportsite vedr. kundeadgang.

Af øvrige mindre opdateringer kan nævnes:

• Den nye sidefod med tydeligere link til support.
• Sammentælling af total for alle fakturaer.
• Timepris er nu synlig på listen med timeregistreringer.

Den sidste opdatering er netop lagt på her fredag nat og det bliver med al sandsynlighed den sidste i år. Men bare rolig, vi har flere brugbare ting på programmet til næste år :-)

Projektbudgetter er en simpel måde at angive et budget for et givet projekt. Budgettet angives i antal (fakturerbare) timer, og er et udtryk for det maksimale antal timer der må registreres på projektet på tværs af alle brugere og opgaver i projektet. Overskrides budgettet, sendes der en email til superbrugeren, og der lukkes af for yderligere registrering på projektet. Herefter er det kun superbruger der kan gå ind og forhøje budgettet, hvis der er behov for yderligere registrering.

Det er også kun superbruger der har adgang til funktionen. Almindelige brugere og kunder kan ikke se eller redigere budget-oplysninger.

Du finder den nye funktion under “Projektbudget” i undermenuen når du befinder dig i visningsmodus for et projekt. Derudover er der visuelle elementer til indikering af budgetter i hhv. projektlisten samt ved visning af et projekt.

God fornøjelse – og som altid modtager vi gerne kommentarer og feedback.

Dansk og engelsk brugergrænseflade

For det første er systemet blevet oversat til engelsk, så man kan vælge enten dansk eller engelsk i brugergrænsefladen. Valg af sprog gælder per bruger, og sættes op i den enkeltes brugerprofil. Dvs. man kan frit blande sprogene på tværs af brugere på samme konto. Den engelske oversættelse betyder også at datoer, tidsangivelser og decimaler præsenteres i engelsk format hvis man har valgt engelsk.

Valg af sprog er også bygget ind i brugermodulet, sådan at man som superbruger kan vælge brugerens sprog forud for oprettelsen. Hvis man vælger engelsk, får brugeren også velkomstmailen på engelsk. Smart, ikke?

Ligeledes er valg af sprog bygget ind i kundeadgangen. Dvs. når man vælger at give en kunde adgang til at logge ind, kan man også her angive hvilket sprog han skal præsenteres for. Nøjagtig samme princip som oprettelse af en bruger.

Når man er logget ind, kan man – uanset brugertype – selvfølgelig altid ændre sproget ved at redigere sin profil.

Ændringer til kunder

På kunder kan man nu angive land – altså det land hvor kunden er bosat. Hvis kunden er bosat i et EU-land, er der endvidere automatisk opslag og validering af kundens CVR-nr (hvis man har angivet det). Dette foregår ved at systemet laver et opslag i det centrale EU-virksomhedsregister. Bemærk at opslaget alene tjekker hvorvidt CVR-nummeret er gyldigt – det er stadig ens eget ansvar at kontrollere at nummeret rent faktisk tilhører kunden.

Hvis kunden er fra Sverige eller Norge, er der nu også automatisk postnummer/by-opslag, ligesom der altid har været for danske kunder.

Ændringer til konto/stamdata

Ligesom ved kunder, kan man angive land for “sig selv” også (altså hvor man selv kommer fra). I første omgang understøtter vi dog kun Danmark, Norge og Sverige. Her gælder samme udvidelse med CVR-validering samt postnummer-opslag i øvrigt også.

Derudover er der tilføjet et felt til angivelse af den valuta ens virksomhed arbejder i. Indtil videre er det muligt at vælge DKK, SEK, NOK, EUR, USD og GBP, men flere kan blive føjet til hvis behovet melder sig. Valg af valuta vil være synligt i de fakturaer man genererer, som jo ellers hidtil altid har været i DKK.

Ændringer til fakturaer

Hidtil har der været pålagt 25% dansk moms på alle fakturaer. Fremover kan man selv angive en momsprocent når man redigerer en faktura. Standardværdien vil fortsat være 25% for alle nuværende samt nyoprettede fakturaer, men man kan altså ændre dette ved at redigere fakturaen. Det vil også sige at hvis man har behov for at lave en faktura uden moms, kan man blot indtaste 0 – så bliver der ikke lagt moms på fakturaen.

Værd at bemærke..

Da denne opdatering blev lagt på, var vi nødt til at lave en generalisering af alle eksisterende kunder, brugere og stamdata:

• Alle kunder er sat til at være fra Danmark.
• Alle brugere er sat til at bruge Dansk som sprog i brugergrænsefladen.
• Alle konti er ligeledes sat til at være fra Danmark og bruge DKK som valuta.

Dette er reelt også tilfældet for langt de fleste, men du kan jo selv ændre dette på få minutter hvis du har behov for det.

Udover ovennævnte er der lavet nogle justeringer hist og pist – især under “Min konto” er købsprocessen blevet forfinet lidt.